Le déplacement d’un groupe d’élèves en dehors de l'établissement est un projet qui se prépare en amont. Dans le cadre d’un voyage scolaire éducatif, cela nécessite une préparation préalable minutieuse. Celle-ci se déroule en plusieurs étapes pour un voyage sur-mesure réussi.
Un voyage scolaire ne peut être mis en œuvre sans avoir défini un projet pédagogique. Il sert à déterminer le but éducatif du séjour et les moyens prévus pour l’atteindre. C'est la base pour obtenir l'accord du chef d'établissement. En effet, sans projet pédagogique, il n'y a pas de voyage scolaire éducatif.
Cette étape consiste à envoyer des demandes de devis aux différents organismes compétents. Ils doivent pouvoir réaliser votre projet de mini-séjour selon vos attentes. Ensuite, vous analyserez les différentes offres reçues pour retenir le prestataire qui vous semble le plus professionnel.
N’hésitez pas à lister toutes vos exigences dans un cahier des charges. Ces exigences doivent répondre à votre projet pédagogique et votre objectif éducatif.
Il faudra, par la suite, tenir compte de plusieurs facteurs dans la comparaison des devis. Le coût global du séjour, la qualité de l’hébergement et la nature des prestations sont très importants. Il faut également tenir compte des "coûts cachés", comme les frais de transport sur place (bus, métro,...). Assurez-vous enfin que l'organisme vous offre une assistance pour effectuer par exemple les pré-réservations et le paiement des sites touristiques au préalable : ces astuces permettent d'éviter les longues files d'attente, et de gagner du temps dans le planning de votre mini-séjour.
Il est absolument nécessaire d’associer dès le départ les parents des élèves au projet. Vous devez les convaincre de la pertinence du projet, et leur démontrer l’intérêt pour leurs enfants de participer à ce séjour.
Pour cela, vous pouvez conviez les parents à une réunion d’information. Vous aurez pris soin de leur remettre une documentation préparatoire à la réunion. Ce document expliquera brièvement le séjour et indiquera une fourchette de prix. Plus les parents seront informés en amont, plus ils seront rassurés.
L’objectif est que le plus d'élèves de la classe puissent participer au voyage : il faut en effet savoir que la majorité des séjours sont calculés sur la base d'un autocar plein, à savoir 49 élèves + 4 professeurs : en deça, le coût du transport à supporter par élève est plus important et fait gonfler le prix du séjour.
L'idée est de trouver le meilleur équilibre pour que le prix du voyage soit compatible avec les possibilités financières des parents.
Il existe par ailleurs plusieurs sources de financement pour réduire le coût global du voyage. Par exemple, l’établissement peut participer par le biais de la coopérative scolaire ou du Foyer Socio-éducatif. Les associations de parents d'élèves peuvent verser une subvention. Des financements publics peuvent également être envisagés comme une aide du conseil régional.
D'un autre côté, les élèves peuvent aider à financer leur voyage scolaire au travers d'actions simples. Ils peuvent vendre des gâteaux, des viennoiseries à la sortie des classes. Ils peuvent emballer des cadeaux, organiser une tombola, vendre des chocolats à Pâques ou des bonbons à Halloween, aider à ranger les courses au supermarché, organiser une zumba party ou un loto,... Les idées ne manquent pas pour partir en voyage : il faut savoir être créatif pour exploiter toutes les ressources de financement possibles.
* En tant qu'enseignant, le projet pédagogique est votre fil conducteur. Pensez à la personnalisation du voyage pour que celui-ci soit bien conforme avec vos objectifs.
* La gestion du projet peut être lourde. Il convient de vous faire aider par l'organisme retenu. Assurez-vous que ce dernier vous propose un accompagnement réel et efficace.
Chaque projet de voyage scolaire étant unique, vous pouvez faire une demande de devis personnalisé à SILC pour votre prochain projet :
