Voici un diaporama pratique qui guide dans l'organisation d'un voyage scolaire : planning, étapes, préparation, projet pédagogique,…
Voici les différentes étapes à suivre pour réaliser un projet de voyage scolaire (contenu du diaporama ci-dessus) :
> Etape 1 : Vous envisagez un séjour scolaire, contactez l’une de nos conseillères. Elle vous adressera un devis personnalisé sous 8 jours après validation de vos choix. De la préparation de votre projet à la réalisation de votre séjour, vous bénéficiez de l’aide, des conseils et de la disponibilité de notre équipe au siège à Angoulême. Contactez-nous au 05 45 97 41 60.
> Etape 2 : Vous avez reçu votre devis personnalisé et cherchez des pistes pour financer votre voyage.
Voici quelques idées pour orienter vos recherches :
- L’aide apportée par les collectivités territoriales
- La JPA (la Jeunesse en Plein Air, www.jpa.asso.fr) et l’ANCV (Agence Nationale des Chèques Vacances) ont signé un partenariat visant à aider des jeunes en difficulté sociale et financière à participer aux projets de classes de découverte et aux séjours scolaires éducatifs d’une durée égale à 5 jours minimum. Cette aide peut être collective ou individuelle.
- Les Comités d’Entreprises : formulaires propres à chaque entreprise à renseigner sur exercice fait, c’est-à-dire au retour du séjour.
- Le FSE (Foyer Socio Educatif) ou Maison du Lycéen.
- Les actions : même si elles ont parfois un intérêt financier réduit, elles ont une indéniable valeur pédagogique : l’élève s’investit dans le projet. Rappel : le Fonds Social Collégien peut venir en aide aux familles en difficulté.
> Etape 3 : Vous informez votre chef d’établissement. Ce dernier est la seule personne habilitée à accepter les dates de votre voyage et avoir l’approbation du Conseil d’Administration, le cas échéant. Votre demande doit comporter les éléments suivants :
- les dates
- les objectifs pédagogiques du voyage
- le nom du professeur organisateur
- les classes concernées
- l’effectif envisagé
- les noms des accompagnateurs
- le coût total du séjour
- la participation demandée aux familles
- les subventions éventuelles
SILC accepte les chèques vacances (à joindre à votre règlement) et les participations des comités d’entreprises ou des Caisses d’Allocations Familiales (le séjour devra être réglé avant le départ et le remboursement sera effectué par l’organisme ou par SILC).
Rappel : quelques règles en ce qui concerne l’autorisation d’absence
Les dispositions de demande d’autorisation d’absence sont régies par la circulaire n°86-137 du 22 octobre 1986 - B.O.E.N. n°38 du 30 octobre 1986. Extraits : «le chef d’établissement se voit confier la délivrance des autorisations. Le conseil d’administration doit être consulté.» «S’agissant des personnels d’encadrement pour des voyages à l’étranger, les demandes d’ordres de service les concernant continueront à être adressées au recteur pour autorisation. L’autorité académique devra être saisie de la demande 30 jours avant la date prévue pour le départ.»
> Etape 4 : Vous présentez votre projet pédagogique à vos élèves et à leurs parents. Ce projet constitue pour votre classe une expérience majeure, porteuse de valeurs éducatives et culturelles. Pour en assurer sa réussite, nous vous recommandons de sensibiliser, informer et motiver les jeunes et leurs parents par l’intermédiaire de circulaires présentant les objectifs pédagogiques du voyage. Enfin, si vous organisez pour la première fois un voyage scolaire avec SILC, faites appel à votre responsable régional SILC pour animer à vos côtés les réunions d’information avec les parents.
> Etape 5 : Vous avez l’accord de votre chef d’établissement. Etablissements publics : prenez contact avec votre conseillère pour poser une option (valable 3 semaines) en attendant l’approbation du voyage par le Conseil d’Administration. Etablissements privés : confirmez-nous le séjour en nous retournant le feuillet de réservation accompagné du chèque d’acompte (voir étape 6). Rappel : si votre établissement part pour la 1ère fois avec SILC, vous bénéficiez d’une prime de bienvenue.
> Etape 6 : Vous nous confirmez votre séjour. Vous retournez à votre conseillère, avant la date de fin d’option, la fiche de réservation jointe à notre devis, signée par votre chef d’établissement, accompagnée de l’acompte de 30% (ou 70% selon la date d’inscription, voir Conditions Particulières de Vente §1 - modalités de paiement), pour enregistrement définitif de votre séjour. Nous vous transmettons alors les documents nécessaires à sa préparation. Nous nous chargeons d’envoyer directement au service financier de votre établissement, la facture détaillée et les factures d’acompte, le contrat de séjour rappelant les conditions de voyage et de séjour mentionnées dans le devis que vous avez accepté. Un exemplaire du contrat doit nous être retourné, signé par votre chef d’établissement.
> Etape 7 : Vous constituez votre dossier complet. Vous nous faites parvenir la liste détaillée de votre groupe (élèves et professeurs) dans les meilleurs délais et au plus tard 2 mois avant le départ. Vous vous assurez auprès de vos participants, qu’ils sont bien en possession des documents nécessaires au passage des frontières. Vous informez les parents des Conditions Particulières de Vente, notamment en ce qui concerne les assurances, les garanties en cas d’annulation et la discipline (cf p. 52).
> Etape 8 : (10 semaines avant le départ) Vous vérifiez que votre établissement a réglé au moins 70 % du montant de votre séjour. Nous vous transmettons par retour votre dossier voyage (programme avec horaires de voyage, fiche de route et autres documents nécessaires au séjour).
> Etape 9 : (4 semaines avant le départ) Vous vous assurez que votre établissement a soldé le séjour.
Quelques jours avant le départ, nous vous envoyons :
- le programme définitif avec les heures de rendez-vous,
- le déroulement des excursions avec horaires de visites et vouchers le cas échéant.
- la liste des familles hôtesses ou coordonnées du centre d’accueil.
Pour de plus amples informations sur l'organisation, contacter une conseillère SILC au 05.45.97.41.60.
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